2024.02.078.働きがいも経済成長も

若手社員が推進する最新の大成プロジェクトとは!?

「生成AI」という言葉が2023ユーキャン新語・流行語大賞においてトップ10入りしたほど、2023年は“AI元年”とも言われており、世の中の変化が急加速をしている真っ只中です。

かくいう企業も業界問わずここ数年でDX推進を加速しているところが多く、社員も変化が求められています。社内のDXを推進する際には、外部のコンサル会社が入る場合や、企業の情報システム部門が主導となってプロジェクトを推進していくことが多いと思います。

大成株式会社でも積極的にDX推進を行っています。当社では、DXによる業務効率化を進めるため社内の若手メンバーが中心となって活動する「エヴァンジェリストPJ(プロジェクト)」を2023年6月に発足しました。

エヴァンジェリストPJとは?

そもそも「エヴァンジェリスト」とは、ITのトレンドや技術についてわかりやすく説明し、啓蒙をする人という意味です。

新システム導入などの際に大きな課題として、システム管理部署と他部署との意見の食い違いが散見され、運用までに時間とコストがかかってしまうといった事例をよく耳にします。そうならないために、当社ではこのエヴァンジェリストPJという活動を行っています。

このプロジェクトでは各部署から1人ずつエヴァンジェリストを選出し、その部署ならではの課題や、やりたいことから必要なDX推進の方法を考えます。
当社では、システム管理部署と他部署との乖離が生まれないようにコミュニケーションを取りながら社内DXを進めています。

そして、このプロジェクトを推進する一番の目的は、全社的なシステムリテラシーの底上げと業務効率化です。
これは当社が目指すべき姿としてVision(ビジョン)に掲げている「時代を見据えて変化を続ける開拓者」の達成に向けた重要な要素の1つなのです。開拓者となるには、現在の業務をいかに改善していくべきか、簡単に言えば、今ある業務量では新しいことにチャレンジすることもなかなかできません。そこで、現状の業務内容や業務フローをもっと楽にもっと簡単にしていくにはどうしていくべきか、といった点を考えていく必要が出てきます。

「課題は山積みですが、社内で応援されるプロジェクトにしたい」

ではここから本プロジェクトの推進担当部署であるIT戦略推進室の西山さんに、プロジェクトの具体的な内容や、社内の変化をお伺いしました。

-このプロジェクトの一員として西山さんが任された心境は?

全社的な規模が大きいプロジェクトだったので、メンバーの一員になると聞いたときはこれからどうなっていくんだろうと少し不安でした。
ですが今後会社をよりよくするためには必要なことだと感じたので、私もなるべく力になれるよう頑張りたいなと思いました。

-プロジェクト発足から現在までどのようなことを実施しましたか?

これまでいくつか行ってきたことがあるので時系列で紹介していきます。

●6月 キックオフMtg・チャットツール勉強会
会社で利用しているチャットツールをもっと上手に活用すべく、外部からスピーカーをお招きして勉強会を開催しました。
当社の現状を数値化してお話いただいたことで、問題の可視化や解決に向けてのアプローチを深堀りして考えることができました。
今まで使っていなかった機能の紹介やその機能がなぜ業務効率化につながるかなどもお話しいただき、とても有意義な時間になったと思います。
●6月~ セミナー・エキスポ案内発信・参加
業務効率化やシステム関連のセミナーやエキスポ(展示会)があると、エヴァンジェリストの皆さんに案内を流しています。

初めて参加される方も多く、日ごろの業務の改善に結び付けて考えるきっかけになればいいなと思っていますし、
情報収集をした上で新しいシステムを積極的に取り入れる活動も行っています。

●8月~ エヴァンジェリスト向け業務改善相談カウンター
週に1回エヴァンジェリストの皆さん向けに業務改善相談の時間を設けています。
希望者を対象に、日ごろの業務の中で改善したいシステム関連の相談ができるようWebミーティングの場を開放しています。
これまで、申請書の電子化やチャットツールの応用的な利用方法などの相談を受け、その都度対応をしています。
●9月~エヴァンジェリストへのヒアリング
各部署で業務改善したいことについてヒアリングを行いました。
課題は部署によって異なるため、膨大な量ですが、エヴァンジェリストの皆さんと力を合わせ、改善に向けて1つずつ取り組んでいけたらなと思っています。
●10月 下期活動説明会+ChatGPT説明会(勉強会)
下期からは月に1回、IT戦略推進室メンバーからエヴァンジェリストへのシステム関連の勉強会を開催しています。私も1度スピーカーを担当したのですが、終了後のアンケートで「ぜひ業務で活用してみたい」という声をいただいてとてもうれしかったです。
●10月~11月 文字起こしツールのテストユーザー体験
エヴァンジェリストから希望者を募り、社内で導入を検討している文字起こし(議事録)ツールのトライアルを行いました。普段、個々で作成している議事録との比較や、AIによる要約の精度、費用対効果などに着目して、システム選定の一部を体感する機会になりました。

-実際プロジェクトを進めていく上での苦労した点は?

エヴァンジェリストの皆さんは日ごろの業務がお忙しい中でエヴァンジェリストの活動をしてくださっているので、日常業務とのバランスを取ることや各部のメンバーの理解を得られなかったりすることがあるようです。

エヴァンジェリストが業務に落とし込めるような企画や勉強会を構成するのが難しいなと思います。今後どのように社内認知を高めていくかも課題ですね。
検討する内容も多く大変ですが、この取り組みで得られる経験は自分にとって価値あるものだと思うので頑張っていきたいです。

-社内での反応は?

正直、まだエヴァンジェリストの目的や活動が十分に認識されていないなと感じています。
「エヴァンジェリスト」というインパクトのある言葉は浸透してきていると思うので、今後その内容について正しく伝え、社員の皆さんが応援したくなるようなプロジェクトになっていけばいいなと思っています。

-今後はどのようなことを実施する予定ですか?

エヴァンジェリストの皆さんには、引き続き、システムを活用した業務効率化の検討と部内提案、浸透を図れるような施策を検討していきます。
その一環として、ヒアリングを行った各部の課題対応をエヴァンジェリストと共同で行っていくことになると思います。
来期はエヴァンジェリスト発足から2年目になりますので、さらにシステム浸透、リテラシー向上を目指して各部署と手を取り合い活動していく予定です。
社内での認知度向上にも力を入れていきたいです。

まとめ

今回の記事では、当社の「エヴァンジェリストPJ」の活動紹介と若手社員である西山さんが課題に立ち向かいながらプロジェクト推進メンバーとして活躍する姿をお伝えしました。

以前の社長インタビューでも

「それぞれの社員が責任を持って“自分の仕事だ”と言える仕事を作ってほしい」
「“たとえ失敗したとしても、やろうとした気持ちとその失敗を糧にして次にまたチャレンジしてもらうことが大事だと思っている”」

と、仰っていた中で、今回の西山さんはそれを体現している良い例だなと思います。

今後本プロジェクトが社内でどのような影響を与えるのか、そして大成株式会社が社内社外共にどのような変化をしていくのか、今後もこのメディアでお伝えしていきます。

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